SAP User erfassen, prüfen und bearbeiten Geschäftsvorgänge direkt im SAP-System. Dazu können beispielsweise Bestellungen, Wareneingänge, Kundenaufträge, Rechnungen, Buchungen oder Produktionsvorgänge gehören. Welche Aufgaben konkret anfallen, hängt vom eingesetzten SAP-Modul und dem jeweiligen Fachbereich ab.

SAP Berater analysieren bestehende Geschäftsprozesse und übertragen fachliche Anforderungen in SAP-Prozesse. Dazu gehören beispielsweise Prozessdesign, Customizing, Tests, Fehleranalyse, Dokumentation und die Unterstützung bei Implementierungen. Je nach Spezialisierung arbeiten Berater etwa in SAP FI, CO, SD, MM, PP, HCM oder weiteren Bereichen.

Zu den bekannten SAP-Bereichen gehören unter anderem Financial Accounting (FI), Controlling (CO), Sales and Distribution (SD), Materials Management (MM), Production Planning (PP), Human Capital Management (HCM) und Extended Warehouse Management (EWM). Für User ist meist das Modul relevant, das den eigenen Fachbereich unterstützt. SAP Berater spezialisieren sich häufig auf ein oder mehrere Module und die dazugehörigen Geschäftsprozesse.

Integration bedeutet, dass Informationen und Geschäftsvorgänge zwischen verschiedenen SAP-Bereichen miteinander verbunden sind. Ein Kundenauftrag kann beispielsweise Folgeprozesse in Logistik, Lieferung, Fakturierung und Finanzbuchhaltung auslösen. Für SAP User ist diese Verbindung im Tagesgeschäft relevant, während Berater häufig die zugrunde liegenden Prozessabhängigkeiten analysieren und konfigurieren.

Ein durchgängiger Geschäftsprozess verbindet mehrere Arbeitsschritte und häufig auch mehrere Abteilungen miteinander. Beim Prozess „Order to Cash“ kann beispielsweise aus einem Kundenauftrag eine Lieferung, ein Warenausgang und anschließend eine Rechnung entstehen. Solche Prozessketten sind für SAP Berater besonders wichtig, weil Änderungen an einem Prozessschritt Auswirkungen auf nachgelagerte Bereiche haben können.

Stammdaten beschreiben relativ dauerhaft verwendete Objekte wie Kunden, Lieferanten, Materialien oder Mitarbeiter. Bewegungsdaten entstehen dagegen durch konkrete Geschäftsvorgänge wie Bestellungen, Warenbewegungen, Rechnungen oder Aufträge. Die korrekte Pflege der Stammdaten ist entscheidend, weil sie zahlreiche nachfolgende SAP-Prozesse beeinflussen kann.

Beim Customizing werden vorhandene SAP-Funktionen über Einstellungen an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst. Bei einer Entwicklung wird dagegen zusätzliche individuelle Logik oder Funktionalität programmiert. Die Abgrenzung ist wichtig, weil nicht jede fachliche Anforderung eine Programmierung erfordert.

Eine SAP Transaktion stellt eine bestimmte Funktion oder einen bestimmten Arbeitsschritt im System bereit. User können darüber beispielsweise Geschäftsdaten erfassen, anzeigen oder bearbeiten. Berater nutzen Transaktionen unter anderem für Konfiguration, Analyse, Tests oder Fehleruntersuchungen.

Ein SAP User arbeitet überwiegend mit den täglichen Geschäftsprozessen. Ein Key User verfügt meist über tieferes Prozesswissen, unterstützt Kollegen und fungiert häufig als Schnittstelle zwischen Fachabteilung und IT. Ein SAP Berater bringt zusätzlich methodisches und technisches SAP-Wissen ein und unterstützt beispielsweise bei Implementierungen, Prozessoptimierung oder Customizing.

Ein SAP User benötigt vor allem Kenntnisse der für seinen Arbeitsplatz relevanten Prozesse und Funktionen. Dazu gehören beispielsweise die korrekte Datenerfassung, Navigation, Belegbearbeitung, Auswertung und Fehlerprüfung. Je nach Tätigkeit können zusätzlich Kenntnisse über Stammdaten, Folgebelege und integrierte Prozesse erforderlich sein.

SAP Berater benötigen neben Modulkenntnissen ein ausgeprägtes Verständnis für Geschäftsprozesse und deren Abhängigkeiten. Je nach Tätigkeit kommen Kenntnisse in Customizing, Prozessanalyse, Testing, Fehleranalyse, Datenmigration oder technischen Schnittstellen hinzu. Wichtig ist außerdem die Fähigkeit, fachliche Anforderungen in konkrete SAP-Lösungen zu übersetzen.