E-Rechnung Pflicht 2027: Was ändert sich ab Januar?

E-Rechnung Pflicht 2027: Was ändert sich ab Januar?

Neue Regeln, Fristen und Folgen für Buchhaltung und Jobs.

Ab dem 1. Januar 2027 erreicht die E-Rechnungspflicht in Deutschland die nächste wichtige Stufe. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro können bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen die bisherige Übergangsregelung grundsätzlich nicht mehr nutzen und müssen E-Rechnungen ausstellen.

Für Buchhaltung, Rechnungswesen und kaufmännische Verwaltung ist das mehr als nur ein neues Dateiformat. Rechnungen werden zunehmend strukturiert verarbeitet, Daten können automatisiert übernommen werden und digitale Buchhaltungsprozesse gewinnen weiter an Bedeutung.

Gerade für Arbeitssuchende und Quereinsteiger kann es deshalb sinnvoll sein, sich jetzt mit digitaler Buchführung, DATEV, Finanzbuchhaltung und modernen Rechnungsprozessen auseinanderzusetzen.

Was ändert sich bei der E-Rechnung ab 2027?

Die verpflichtende E-Rechnung wurde nicht mit einem einzigen Stichtag für alle Unternehmen eingeführt. Stattdessen gelten mehrere Übergangsphasen.

Der nächste große Schritt erfolgt zum 1. Januar 2027. Hat ein Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, darf er bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich nicht mehr auf die allgemeine Übergangsregelung für Papier- oder einfache PDF-Rechnungen zurückgreifen.

Für das Jahr 2027 ist also der Umsatz des Jahres 2026 relevant.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro erhalten dagegen noch ein zusätzliches Übergangsjahr. Sie können für entsprechende Umsätze grundsätzlich noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.

Welche Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Grundsätzlich geht es bei den neuen umsatzsteuerlichen Regelungen um Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern, also um den B2B-Bereich.

Dabei muss zwischen Empfang und Ausstellung unterschieden werden.

E-Rechnungen empfangen

Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Dafür gibt es nach Angaben des Bundesfinanzministeriums keine allgemeine Übergangsfrist.

Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, obwohl sie von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sein können.

E-Rechnungen ausstellen

Bei der Ausstellung gelten dagegen die Übergangsfristen. Gerade 2027 wird deshalb für größere Unternehmen relevant.

E-Rechnung: Die wichtigsten Fristen 2025, 2027 und 2028

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein – eine einfache PDF-Datei ist seit 2025 keine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein klassisches PDF enthält für den Menschen lesbare Informationen, aber normalerweise keine vollständig strukturierten Rechnungsdaten, die automatisch weiterverarbeitet werden können. Deshalb wird eine reine PDF-Rechnung steuerlich als „sonstige Rechnung“ eingeordnet.

XRechnung und ZUGFeRD: Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Zu den in Deutschland verbreiteten E-Rechnungsformaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung

Die XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten. Dadurch können die enthaltenen Rechnungsinformationen von geeigneter Software maschinell gelesen und weiterverarbeitet werden.

ZUGFeRD

ZUGFeRD verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Ab Version 2.0 kann ZUGFeRD nach DATEV-Angaben die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, sofern das konkrete Profil und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Was verändert die E-Rechnung in der Buchhaltung?

Der eigentliche Unterschied liegt nicht nur darin, dass Rechnungen elektronisch verschickt werden. PDF-Rechnungen per E-Mail gibt es schließlich schon lange.

Neu ist vor allem, dass die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar vorliegen. Dadurch können Daten aus einer Rechnung stärker automatisiert in nachgelagerte Prozesse übernommen werden.

Das Bundesfinanzministerium nennt ausdrücklich das Ziel, doppelte Datenerfassung und daraus entstehende Fehler zu reduzieren. Für Unternehmen können dadurch medienbruchfreie digitale Prozesse entstehen.

Typische Aufgaben verändern sich

Für Beschäftigte im Rechnungswesen kann das bedeuten, dass weniger Zeit für reine manuelle Datenerfassung benötigt wird. Gleichzeitig gewinnen andere Aufgaben an Bedeutung, zum Beispiel:

• digitale Rechnungen prüfen und zuordnen,
• Fehler und Abweichungen erkennen,
• Stammdaten kontrollieren,
• Rechnungsworkflows überwachen,
• Buchungen und Kontierungen prüfen,
• digitale Belege korrekt archivieren,
• mit Buchhaltungssoftware sicher arbeiten,
• Auswertungen erstellen und kontrollieren.

Was bedeutet die E-Rechnung für Jobs in Buchhaltung und Verwaltung?

Die E-Rechnung schafft nicht automatisch neue Arbeitsplätze und sie bedeutet auch nicht automatisch, dass bestehende kaufmännische Berufe verschwinden.

Sie verändert aber die Anforderungen an viele Arbeitsplätze. Unternehmen benötigen Mitarbeitende, die nicht nur die Grundlagen von Rechnungen und Buchführung verstehen, sondern auch mit digitalen Prozessen und entsprechender Software umgehen können.

Das betrifft beispielsweise Tätigkeiten in:

• Finanzbuchhaltung,
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung,
• Rechnungsprüfung,
• Steuerkanzleien,
• kaufmännischer Sachbearbeitung,
• Büro- und Finanzverwaltung,
• Controlling und Rechnungswesen.

Wer sich beruflich neu orientiert, kann deshalb gezielt darauf achten, ob aktuelle Stellenanzeigen Kenntnisse in DATEV, digitaler Buchführung, Finanzbuchhaltung, ERP-Systemen oder digitalen Rechnungsprozessen verlangen.

Welche Kenntnisse werden durch die E-Rechnung wichtiger?

Für einen modernen Arbeitsplatz in der Buchhaltung reicht es häufig nicht aus, nur ein einzelnes Programm bedienen zu können. Fachwissen und Softwarekenntnisse sollten zusammenkommen.

Welche Weiterbildung passt zur digitalen Buchhaltung?

Welche Weiterbildung sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Kenntnisse du bereits mitbringst und welches berufliche Ziel du verfolgst.

DATEV und Lexware für Buchhaltung und Rechnungswesen

Wenn du in die Buchhaltung einsteigen oder deine Kenntnisse aktualisieren möchtest, ist der Umgang mit gängiger Buchhaltungssoftware besonders relevant.

Im DATEV Grundkurs mit Lexware beim Berger Bildungsinstitut beschäftigst du dich unter anderem mit Finanzbuchhaltung, Bank-, Kassen- und Lohnvorgängen, Abschlüssen, Auswertungen und der praktischen Arbeit mit DATEV und Lexware.

Digitale Büro- und Finanzverwaltung

Wenn du Buchhaltung mit klassischen Office-Kompetenzen verbinden möchtest, kann auch die Weiterbildung Digitale Büro- und Finanzverwaltung mit DATEV und Microsoft Office interessant sein.

Dabei werden digitale Finanzprozesse mit typischen Büroanwendungen und kaufmännischen Arbeitsabläufen verbunden.

SAP FI für Finanzbuchhaltung

In größeren Unternehmen werden Finanzprozesse häufig über ERP-Systeme wie SAP abgebildet. Wenn du bereits Erfahrung im Rechnungswesen besitzt und deine Kenntnisse erweitern möchtest, kann eine SAP-FI-Weiterbildung im Bereich Financial Accounting eine sinnvolle Ergänzung sein.

Berufsabschluss im Büromanagement nachholen

Wenn dir nicht nur einzelne Softwarekenntnisse, sondern ein anerkannter kaufmännischer Berufsabschluss fehlt, kann eine Umschulung zum Kaufmann beziehungsweise zur Kauffrau für Büromanagement (IHK) infrage kommen.

Die E-Rechnung ist Teil einer größeren Digitalisierung des Rechnungswesens

Die aktuellen Änderungen enden nicht bei XRechnung und ZUGFeRD. Das Bundesfinanzministerium erklärt, dass die verpflichtende E-Rechnung zugleich eine technische Grundlage für ein zukünftig geplantes elektronisches Meldesystem schaffen soll.

Dieses Meldesystem ist derzeit nicht einfach mit der bestehenden E-Rechnungspflicht gleichzusetzen. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums sind dafür weitere gesetzliche Änderungen erforderlich.

Für Beschäftigte im Rechnungswesen zeigt die Entwicklung trotzdem klar die Richtung: Finanz- und Verwaltungsprozesse werden strukturierter, digitaler und stärker automatisiert.

Kann eine Weiterbildung in DATEV oder Buchhaltung gefördert werden?

Wenn du arbeitslos, arbeitssuchend oder von Arbeitslosigkeit bedroht bist, kann eine berufliche Weiterbildung unter bestimmten Voraussetzungen durch einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit gefördert werden.

Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit kann eine Förderung infrage kommen, wenn die Weiterbildung notwendig ist, um Arbeitslosigkeit zu beenden, drohende Arbeitslosigkeit abzuwenden oder zusätzliche beziehungsweise ergänzende Qualifikationen für die berufliche Eingliederung zu erwerben.

Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, wird individuell in einem Beratungsgespräch geprüft. Außerdem müssen der Bildungsträger und die konkrete Maßnahme entsprechend zugelassen sein.

Weitere Informationen findest du bei unseren Fördermöglichkeiten für Arbeitsuchende.

Häufige Fragen zur E-Rechnung Pflicht 2027

Was ändert sich bei der E-Rechnung ab 1. Januar 2027?

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet bei betroffenen B2B-Umsätzen grundsätzlich die allgemeine Übergangsregelung für sonstige Rechnungen. Sie müssen dann E-Rechnungen ausstellen.

Welche Unternehmen müssen 2027 E-Rechnungen schreiben?

Bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen müssen insbesondere Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027 die E-Rechnungsvorgaben für den Versand beachten. Ausnahmen und Sonderfälle sind zu berücksichtigen.

Müssen kleine Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen versenden?

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können für entsprechende Umsätze grundsätzlich noch bis Ende 2027 von der zusätzlichen Übergangsregelung Gebrauch machen. Ab 2028 endet diese umsatzabhängige Übergangsfrist.

Ist ein PDF ab 2027 noch eine E-Rechnung?

Nein. Bereits seit 2025 gilt ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Beide können die elektronische Verarbeitung von Rechnungsinformationen ermöglichen.

Müssen Unternehmen schon heute E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen jedoch grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.

Welche Kenntnisse sind für Jobs in der Buchhaltung wichtig?

Neben grundlegender Buchführung werden Kenntnisse in Buchhaltungssoftware, digitalen Belegprozessen, Rechnungsprüfung, Office-Anwendungen und – je nach Unternehmen – ERP-Systemen zunehmend relevant.

Kann ich DATEV mit Bildungsgutschein lernen?

Eine Förderung kann möglich sein, wenn die individuellen Voraussetzungen erfüllt sind und die Weiterbildung für die berufliche Eingliederung notwendig ist. Die Entscheidung trifft die Agentur für Arbeit im jeweiligen Einzelfall.

Weiterführende Angebote

• DATEV- und Lexware-Weiterbildungen
• DATEV Grundkurs mit Lexware
• Digitale Büro- und Finanzverwaltung mit DATEV und Microsoft Office
• SAP User Financial Accounting (FI)
• Umschulung Kaufmann/-frau für Büromanagement (IHK)

Quellen und offizielle Informationen

• Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026
• DATEV – E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
• DATEV – E-Rechnung: Pflicht, Formate und Umsetzung
• DATEV – Informationen zum ZUGFeRD-Format
• Bundesagentur für Arbeit – Bildungsgutschein

Die gesetzlichen Fristen, die Definition der E-Rechnung, die Empfangspflicht seit 2025 und die Ausnahmen sind gegen den aktuellen FAQ-Stand des Bundesfinanzministeriums vom März 2026 geprüft. (Bundesministerium der Finanzen) Die aktuelle 2027-Einordnung und die Entwicklung der bereits verarbeiteten E-Rechnungen stammen aus DATEV-Veröffentlichungen von 2026. (DATEV) Die verlinkten Berger-Kurse sind aktuell erreichbar. (berger-bildungsinstitut.de)