Ein SAP User bearbeitet Geschäftsvorgänge direkt im SAP-System. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen, Ändern und Prüfen von Belegen, die Pflege von Stammdaten oder die Durchführung von Buchungen. Die konkreten Aufgaben unterscheiden sich je nach Einsatzbereich wie Einkauf, Vertrieb, Logistik, Produktion, Personal oder Finanzen.

SAP User arbeiten häufig mit Modulen beziehungsweise Geschäftsbereichen wie FI, CO, SD, MM, PP, HCM oder EWM. Ein Mitarbeiter im Einkauf benötigt beispielsweise andere Funktionen als ein Mitarbeiter im Vertrieb oder in der Finanzbuchhaltung. In vielen Unternehmen greifen die Bereiche trotzdem auf miteinander verbundene SAP-Prozesse zu.

Ein SAP User sollte nicht nur wissen, welche Felder er ausfüllen muss, sondern auch verstehen, was seine Eingaben im weiteren Prozess auslösen. Ein Auftrag kann beispielsweise eine Lieferung und anschließend eine Fakturierung auslösen. Dieses Prozessverständnis hilft dabei, Eingabefehler zu vermeiden und Probleme schneller zu erkennen.

Eine SAP Transaktion stellt eine bestimmte Funktion oder einen konkreten Arbeitsschritt im System bereit. Je nach Berechtigung kann ein User damit beispielsweise Belege anlegen, anzeigen oder ändern. Moderne SAP-Systeme können solche Aufgaben zusätzlich über rollenbasierte Anwendungen wie Fiori abbilden.

SAP Fiori ist ein modernes Benutzererlebnis für SAP-Anwendungen, das Geschäftsvorgänge über rollenbasierte Apps bereitstellt. Statt ausschließlich mit klassischen Transaktionen zu arbeiten, können User gezielt die Anwendungen für ihre Aufgaben verwenden. Welche Fiori-Apps verfügbar sind, hängt von der eingesetzten SAP-Lösung und der jeweiligen Rolle ab.

Klassische Transaktionen stellen bestimmte SAP-Funktionen häufig über traditionelle SAP-Oberflächen bereit. Fiori-Anwendungen sind stärker auf konkrete Aufgaben, Rollen und Benutzergruppen ausgerichtet. In vielen Systemlandschaften können beide Ansätze nebeneinander verwendet werden.

Je nach Rolle kann ein User Kundeninformationen anzeigen, prüfen oder in bestimmten Bereichen bearbeiten. Dazu können beispielsweise Adressdaten, Kommunikationsinformationen oder vertriebsrelevante Angaben gehören. Änderungen an Stammdaten sollten sorgfältig vorgenommen werden, da sie sich auf nachfolgende Geschäftsvorgänge auswirken können.

Materialstammdaten enthalten wichtige Informationen für die Beschaffung, Lagerung, Produktion und weitere Prozesse. Ein User kann je nach Rolle beispielsweise Materialdaten anzeigen, prüfen oder bestimmte Angaben pflegen. Falsche Daten können unter anderem Auswirkungen auf Bestände, Disposition, Einkauf oder Produktion haben.

Bei Warenbewegungen müssen unter anderem Material, Menge, Lagerort und die Art der Bewegung korrekt erfasst werden. Eine falsche Buchung kann Bestände verändern und nachgelagerte Prozesse beeinflussen. Deshalb sollte vor dem Speichern geprüft werden, ob die tatsächliche physische Bewegung korrekt im System abgebildet wird.

Ein guter SAP User sollte die für seinen Arbeitsplatz relevanten Funktionen sicher bedienen und die dahinterliegenden Geschäftsprozesse verstehen. Dazu gehören je nach Rolle auch Kenntnisse über Stammdaten, Belege, Status, Folgeprozesse, Fehlermeldungen und Auswertungen. Besonders wertvoll ist die Fähigkeit, Fehler selbstständig einzugrenzen und Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren.